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打开知识管理工具箱:工具和技巧的集合(连载之一:事后回顾)

作者:佚名    商务管理来源:网络整理    点击数:    更新时间:2008-1-10 我要参与讨论

  一项主要的培训活动、权力交接、一次临床实习、外科手术等等。

事后回顾的好处在于项目团队成员能在项目或活动的生命周期中获取相关的隐性知识,并将之显性化,避免了知识因为项目团队解散而流失。尽管它的名字是“事后回顾”,这项活动并不一定要在项目或活动完成之后才进行。团队可以在一个项目或活动中的每一个可识别事件之后进行事后回顾。这样的话,整个项目过程就成为了一个学习的过程,在项目中学到的经验和教训可以立即应用到项目下一步的工作中。实际上,这正是事后回顾价值最大的地方。

通过事后回顾,项目组可以洞察一个项目运作的经验和教训,包括对项目组成员、项目领导、项目团队、项目过程的绩效评价。

事后回顾也是发展和培养员工的有用工具。通过事后回顾,员工有机会将他们的观点和思想与其他人分享,并可以得到建设性的、直接可操作性的回馈意见。员工可以非常开放地提出自己的观点和意见,而不必担心这些会影响组织对他们的评价。

如何做?

事后回顾可以采取三种形式:正式的、非正式的和个人的。这三种形式的基本方法相同,但操作上还是存在一些区别。

正式的事后回顾:一般在项目或事件结束后进行(事后学)。它的形式类似于简单的会议,需要做一些准备和计划。根据项目规模的不同,事后回顾会议可以持续几个小时,甚至是几天。举行一次成功的事后回顾会议的步骤和要点包括:

1.尽可能及时地召开会议并邀请合适的人员参加

事后回顾应该在事件结束后尽可能早地召开。原因很简单——越早记忆就越清晰,越容易召集项目参与者,并且所学到的知识可以立即应用到合适的地方。项目经理和项目的关键人物应该参加会,也可邀请客户和项目发起者,以及将进行类似项目的团队的成员。要注意的是,项目外部人员的参与可能会对项目团队成员产生约束。

2、营造良好的氛围

召开事后回顾会议的理想氛围是信任、开放和责任感。它提倡从实践中学习,而非批评和责难,因此也不应将它当作评估绩效的会议。事后回顾中没有权利层级的差别,每个人都是平等的参与者,团队中的初级成员可以评论资深成员的行为。需谨记的是,事后回顾会议的目的是通过从项目中学习,使其在未来运作得更为顺畅。

3、指定一个推动者

理想情况下,事后回顾需要有专人推动(当然一个正式的事后回顾会议应该如此,而非正式的和个人的事后回顾就并不必要)。推动者的主要作用在于,找出问题答案并帮助团队学习,保证参会的每一个人都有机会发表意见,创建良好的会议氛围,控制其不会演变为相互责备的会议。推动者应该是深度参与项目的人员,以保持他们观点的客观性。

4、重新审视项目目标和交付物

项目组应该在项目的某一阶段重新审视原始的项目计划,并且考虑,“我们已经做了什么?”,“我们实际上得到了什么?”。项目组也应该考虑到构建一个流程图,记录发生的事情,识别项目任务、交付物和决策节点。这样做可以帮助识别项目的哪部分运作的效率很高,哪部分很低。

5、问一问“项目的那些方面运作得很好?”,找出原因,并分享其中经验

从事件的积极面开始回顾总是可以得到很好的效果。回顾的目的是为了寻求最佳实践,并从错误中学习教训。对于做得好的方面,要多问几个为什么,才能找到其根本原因。之后,再给参与者提出相关方面的建议,以保证在类似的情形之下,这些好的经验可以重复应用。

6、问一问“那些方面应该可以做得更好?”找出原因,并分享其中的经验

请注意,这里并不是简单地问“哪里做错了?”,而是“哪里可以做得更好?”。以这种方式询问,项目组不仅仅可以从错误中的到教训,而且可以从项目的任何部分吸取知识。因为,事后回顾关注的不是错误和失败,而是改进和提高。即使项目进行过程中没有出现错误,但总会有某些方面存在改进的空间。同样的,每分析到一个方面,都要通过问一问为什么来找到根本原因,再给参与者以相关方面的建议,以保证在类似的情形之下,这些知识可以重复应用,并提高工作的绩效。

7、确保参与事后回顾会议的每个人都充分地发表了自己的意见

确保事后回顾的每个参与者都在会议中无所保留地发表了自己的观点和意见,这一点非常重要。较好的方法是询问与会者对项目的评分,“回顾过去的工作,如果完全满意是十分的话,你会给这个项目打几分?”。对项目评价为还好的成员一般会打八分,那么就可以继续问,“如果你的评价为十分,应该怎做么?”

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