与职员维护该文档并由uss监督其品质。基本文档：dsr和其它职员个人资料、固定拜访计划、专营区地图、联合利华产品价格单、促销文件、订单及增补订单、货品签收单 (运单和发票)、应收帐款、市场动向信息；日报表:dsr日销售报表、分销商库存登记簿、与联合利华通讯往来文件；周报表:分销商周库存控制表、签约ab店销售信息；周期报表:分销商二级库存控制表、二级销量汇总、订单、费用申请表、促销费用支持申请表。
uss保存并定期使用信息：uss定期需要信息来推行销售因而他需要有分销商办公室汇总信息。同时区域办公室也要提供给uss联合利华的汇总数据。基本信息需求： 二级销售及库存汇总表、分销商二级库存控制表、市场竞争对手活动汇总、主要产品价格跟踪、联合利华促销活动计划、分销商主要客户销售汇总、uss销量及目标汇总、联合利华产品价格单、dsr固定拜访计划、dsr销售目标及业绩汇总、联合利华对分销商的应收帐款、分销商月销售额及费用汇总、分销商营运资金投资回报率、永久行程计划、专营区分销数据。
asm和se保存并定期使用信息，asm和se定期需要信息以实现控制和管理。除uss提供的信息外，区域办公室还需准备相关的信息并准时送达asm和se。基本信息需求如：实际销量，目标，订单和应收款状况；分销商费用，支持和销售情况；uss销售成本和销售业绩；二级销售及库存状况；未来的促销活动计划；主要商店名单；分销及覆盖率发展趋势；市场份额及权重分销趋势；应收帐款及信用额度分析；促销评估分析。当业务增长时，销售队伍和区域办公室对信息的需求也随之增加。然而，管理层所依据的一个基本原则是在市场状况许可的情形下以最简单的方法来获取信息。这些报表和分析将有助于业务决策, 区域办公室应在总部各职能部门的协助下提供给rgm/asm/se。地区销售队伍的主要目的是投入更多的时间用于永久行程计划及市场客户拜访，以此实现业务的增长。

分销商的运作管理
订单。目的:分销商定购联合利华产品而使用的正式定购单。订单每周期由手工填写。流程:uss每四周为一周期拜访分销商的专营区。在该分销商pjp的最后一天，uss与分销商回顾销售并制定计划。评估完销售，市场状况及计划制定后，uss同时借此时机与分销商一起制定订单。因此订单与二级库存控制表是一起制定的。订单制定过程是一建议订单总量的合理方法。这对于供配满足需求有2方面的好处： 若4周订单输入bpcs订单系统(由客户服务操作)，则它反映了对未来的需求信号，并能帮助中转仓制定增补计划；能灵活处理适当的销售波动并使库存多在可控范围之内。维护: 一式叁份:1份存档于分销商办公室、1份存于uss手中、1份外加二级库存控制表在周期会议时交于asm或se(和完成后传真至区域办公室进行处理)。修改订单: 根据市场购买及竞争对手活动情况，uss或分销商可能要修改订单。uss和分销商可将签字盖章的修改订单传真至区域办公室。区域办公室经asm/se或区域总经理核准后处理修改订单。未结订单:订单有效期为一个周期。收到新的二级库存控制表和订单后，先前的周期订单将自动取消。周订单代替周期订单：原4周订单制定是建议用以管理远离中转仓的分销商的方法。销售队伍可借此掌握并管理未来4周销售的需求信号。为保持高水准的客户服务，当市场竞争加剧需要作出迅速反馈及销量调整时，联合利华而不实建议分销商也可采用周订单。分销商可每周将签字确认的“订单”交至区域办公室。uss应明确后勤送货时间表以使分销商交递订单日期与后勤发运日期相一致。
分销商业务员(dsr)日销售报表。目的:日销售报表是一项管理信息。由dsr(分销商销售员)手工填写，汇报给uss/分销商经理每日销售路线的销售结果。日销售报表以每日销售路线设计。它提供的销售信息能帮助评估每条固定线路的销售状况和销售员的业绩。在分销商有重点客户或需要频繁送货时，他们的订单就不能随定期固定的销售拜访路线来制定，而应采用更适用于此类客户的拜访卡系统。不过在很多二级城市不存在这种情况。日销售报表有助uss：设置每条线路的销售目标；评估dsr销售业绩；评估日销售线路的营运结果，合理调整固定拜访计划；评估所有销售路线的销售结果，并适当调整分销计划。在不同类型网点的使用:此报表与dsr固定拜访线路密切相关。uss应替dsr决定合适的销售路线(通常为c-d类型的网点)及如何利用日销售报表获取销售信息以便控制和管理之用。 dsr固定拜访计划中a-b类型网点是一周拜访两次，这样的运作适合维护每个客户的拜访卡系统。分销商应记录销售数据以便进行业务回顾(商店的销售额和成本)。
固定拜访计划和永久行程计划。固定拜访计划定义：固定拜访计划是一个分销商分销计划的最基

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